Bis zum 31.12.2024 musste ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (ANÜ - Vertrag) in Schriftform abgeschlossen werden, also mit den Originalunterschriften von Entleiher und Verleiher auf der Vertragsurkunde. Durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Schriftform durch die Textform ersetzt, so dass § 12 Absatz 1 Satz 1 AÜG nunmehr lautet: "Der Vertrag zwischen dem Verleiher und dem Entleiher bedarf der Textform".
Der Begriff der Textform wird in § 126 b BGB definiert:
"Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das 1. es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und 2. geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben."
In den aktuellen "Fachliche Weisungen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz" der Bundesagentur für Arbeit (FW AÜG) beschränken sich die Erläuterungen in Ziffer 12. (4) auf einen Auszug aus dem vorzitierten Gesetzestext von § 126 b BGB und den Hinweis, dass bei Betriebsprüfungen der Inhalt des Überlassungsvertrages in lesbarer Form zugänglich zu machen ist.
Bei der praktischen Handhabung der Textform für den Abschluss des ANÜ - Vertrages ist zunächst zu beachten, dass der Abschluss eines Vertrages immer den Austausch von aufeinanderbezogenen Willenserklärungen der Vertragsparteien erfordert, also beim ANÜ - Vertrag von Entleiher und Verleiher. Der gewollte Inhalt des Vertrages muss also wie bislang in lesbarer Form niederlgelegt werden und es muss nachweisbar sein, dass beide Parteien mit dem Abschluss des Vertrages und mit seinem Inhalt einverstanden sind. Schon aus diesem Grund empfehle ich, die Vertragsbedingungen so wie bislang in einer umfassenden Vertragsurkunde niederzulegen.
Sodann muss die entsprechende Willenserklärung eine abschließende Erklärung erkennen lassen, also "ihr Ende". Eine Unterschrift ist nicht erforderlich, es genügt theoretisch also eine Grußformel. Allerdings ist - wie vorgeschildert - auch bei Textform Wirksamkeitsvoraussetzung des Vertrages, dass die andere Vertragspartei bekundet hat, dass sie sowohl mit dem Abschluss des Vertrages als auch mit seinem Inhalt einverstanden ist. Um einen wirksamen Vertragsabschluss nicht mit einer Sammlung von E-Mails nachweisen zu müssen (beachtliche Fehlerquelle), empfiehlt sich dringend, dass beiden Parteien eine Vertragsurkunde vorliegt, die von beiden Parteien mit einer faksimilierten opder digitalen Unterschrift versehen ist und diese Unterschrift bei einem Ausdruck auf dem Papier auch erscheint.
Der Vertrag muss auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden, also auf Papier oder USB-Stick oder CD-ROM oder Speicherkarte oder Festplatte oder E-Mail oder Computerfax.
Bei Betriebsprüfungen muss das Vorhandensein eines solchen Vertragsschlusses in lesbarer Form nachweisbar sein. Aus diversen Betriebsprüfungen der Arbeitsagentur ist mir bekannt, dass die Betriebsprüfer bevorzugen, wenn übersichtliche und chronologisch geordnete und auf den jeweiligen Arbeitnehmer bezogene Personalunterlagen in Papierform vorgelegt werden.
Die vorstehenden Erläuterungen zeigen, dass bei dem gebotenen Ausschluss von Fehlerquellen die Vorteile der Textform gegenüber der Schriftform auf 2 Aspekte zusammenschmelzen: Die Originalunterschrift kann durch faksimilierte oder digitale Unterschrift ersetzt werden; die Übermittlung des Vertrages durch E-Mail im Format pdf. ist zulässig.
Die vorstehenden Erläuterungen münden in folgende Empfehlungen:
Die Vertragsbedingungen des ANÜ - Vertrages sollten weiterhin wie gewohnt in einer umfassenden und mit Ausstellungsort und Ausstellungsdatum versehenen Vertragsurkunde niedergelegt werden. Entleiher und Verleiher bringen auf diese Vertragsurkunde ihre Originalunterschrift oder digitale oder faksimilierte Unterschrift auf. Die dergestalt unterzeichnete Vertragsurkunde kann dann im Format pdf. mit E-Mail ausgetauscht werden, so dass sowohl Entleiher als auch Verleiher über eine mit beiden Unterschriften versehene Vertragsurkunde verfügen. Ein Ausdruck dieser Vertragsurkunde in Papierform ist nicht erforderlich, dürfte sich jedoch im Fall einer anstehenden Betriebsprüfung empfehlen. Damit solche wichtigen Urkunden bei Störungen der EDV - Anlage nicht verloren gehen, empfiehlt sich eine regelmäßige Sicherungsspeicherung z.B. auf einem USB - Stick.
Die vorstehenden Erläuterungen gelten sinngemäß für den ANÜ - Vertrag begleitende Erklärungen wie z.B. die Konkretisierung.